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Entenda como é o funcionamento da folha de pagamento que sua empresa precisa fazer.

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Folha de pagamento: do que é preciso saber

A folha de pagamento é um documento obrigatório para qualquer empresa, e é preciso saber o que deve estar nela a fim de garantir que a sua empresa não vai ter problemas futuramente. Leia nosso artigo com atenção para saber mais!

Um dos assuntos mais importantes para qualquer empresa, sem nenhuma dúvida, é a folha de pagamento.

Esse é um instrumento considerado como obrigatório para qualquer empresa que tenha funcionários.

O problema é que há muitos empreendedores que acabam esquecendo a importância desse documento e não dão a atenção devida a ele.

Você que tem uma empresa e colaboradores trabalhando nela precisa estar atento para evitar cometer erros, justamente a fim de não ter problemas futuros.

Afinal, é sabido que a gestão financeira de uma empresa só pode ser eficiente e completa quando há o controle correto da folha de pagamento de todos os colaboradores.

A manutenção de tal documento de forma organizada é bem mais simples do que a maioria dos empresários imagina.

Se você realmente quer aprender a como fazer a correta administração, o cálculo e a organização da folha de pagamento da sua empresa, este artigo vai te ajudar.

Aqui você vai realmente aprender todas as dicas mais importantes a respeito desse documento, garantindo uma gestão eficiente em seu negócio.

Acompanhe!

Folha de pagamento: o que ela é, afinal?

A primeira coisa que precisamos explicar aqui é exatamente o que significa a folha de pagamento.

Ela é conhecida também pelo nome de holerite, sendo um excelente instrumento de controle para qualquer empresa.

Esse documento é composto de uma lista bastante completa que refere-se à remuneração paga aos funcionários de uma empresa mensalmente.

O holerite não deve conter apenas os números frios, ou seja, aqueles que estão no contrato do funcionário, mas vários outros importantes.

É o caso dos vencimentos e dos salários, mas também dos bônus pagos ao colaborador e dos descontos salariais que ocorreram naquele mês referente à folha atual.

Apenas dessa forma a folha referente ao pagamento dos funcionários estará totalmente completa.

Esse documento é obrigatório para qualquer empresa, de acordo com o Decreto 3.049 de 1999.

Ele tem a função de transformar todas aquelas informações trabalhistas referentes aos ganhos e aos descontos dos funcionários em dados contábeis.

Isso porque esses dados contábeis irão possibilitar um cálculo mais apurado dos valores brutos e líquidos existentes em cada um dos salários pagos pela empresa.

Terceirizar a folha de pagamento?

É comum haver empresas que terceirizam essa tarefa de criar a folha referente aos pagamentos, o que é um acerto ao colocar nas mãos de profissionais especializados.

Mesmo assim, hoje em dia, ainda existem muitos empreendedores que realizam essa tarefa de elaboração do holerite dos funcionários sozinhos.

Essa ação é bem mais comum nas empresas de menor porte, é verdade, mas também pode acontecer em grandes empresas.

Seja como for, independente de a sua empresa tercerizar ou não esse serviço, é imprescindível que ele seja muito bem-feito.

É essencial que todo administrador compreenda o holerite da sua empresa com a maior riqueza de detalhes possível.

O conhecimento sobre o documento vai auxiliar, inclusive, você a encontrar falhas possíveis que surjam a partir de erros durante a realização do serviço.

Portanto, não terceirize a criação da folha e deixe de dar atenção a ela, pois esse pode ser um problema enorme no futuro.

Como fazer a elaboração e o cálculo da folha de pagamento?

O segundo ponto que iremos discutir aqui é sobre como fazer a elaboração e o cálculo do holerite.

O fato é que não existe um modelo que seja pronto e exato para a folha de pagamento que toda empresa possa usar, então isso é algo a se atentar.

Toda empresa, por mais que use algum tipo de modelo pronto, necessita realizar alterações de acordo com a sua realidade.

Afinal, as informações irão variar de acordo com a sua empresa e com a própria remuneração dos seus funcionários, em comparação com outros negócios.

Dito isso, é preciso ter em mente também que há diversas informações que devem estar por obrigação no holerite de qualquer funcionário, não importa qual seja a empresa ou o cargo em que ele atue.

E quais seriam esses dados?

Entre os dados obrigatórios mais comuns que devem constar no holerite, estão o nome do funcionário, o cargo que ele exerce e o valor do salário bruto.

Além desses, ainda são dados que devem estar presentes obrigatoriamente na folha são as possíveis faltas, as ausências ou os afastamentos do funcionário.

Os descontos decorrentes dos encargos sociais e a data de pagamento de todos os vencimentos também precisam estar na folha de cada colaborador.

Passos para elaboração da folha

A elaboração do holerite só pode ser feita da forma certa se seguir determinados passos específicos.

E quais passos são esses?

Veja na lista a seguir:

  •         Você precisa definir a categoria do trabalho de cada funcionário, mas sempre respeitando as possíveis convenções coletivas da categoria;
  •       Você deve analisar todas as horas trabalhadas, o que inclui as potenciais jornadas adicionais de trabalho e também o descanso remunerado;
  •       Você deve descontar todos os encargos sociais que sejam pertinentes;
  •         Você deve descontar todos os benefícios legais na folha do colaborador, o que inclui o vale-transporte e o vale-refeição, por exemplo. 

As etapas descritas anteriormente são fundamentais e sempre obrigatórias para qualquer empresa que queira montar a sua folha de pagamento de maneira correta e sempre completa.

É essencial que o empresário – ou o empreendedor – conheça detalhadamente todas aquelas informações que são inerentes à remuneração dos funcionários.

Além disso, ele deve estar atento também ao comportamento de trabalho dos seus colaboradores durante todo o mês.

A empresa precisa, então, manter a organização completa de todas as informações referentes a cada um dos colaboradores.

Apenas dessa forma ele vai conseguir evitar possíveis erros e trabalho a mais no momento de elaborar o holerite dos funcionários no final do mês.

A boa organização impede que as empresas tenham problemas futuros em relação ao pagamento a mais ou a menos na folha de pagamento.

O que é, de fato, descontado na folha de uma empresa?

A elaboração da folha de pagamento de uma empresa passa pelo conhecimento a respeito de tudo o que precisa ser, de fato, descontado dela.

Quem vai fazer essa elaboração deve ter um conhecimento aprofundado de quais são as deduções e as contribuições permitidas para se colocar.

Logicamente, um contador vai auxiliar bastante nesse momento, pois conhece bem todas essas informações, mas o administrador também precisa ter entendimento sobre elas.

Nos próximos tópicos, você vai conhecer todos os valores que podem vir a ser descontados do holerite dos colaboradores para evitar erros futuros.

O FGTS

O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço trata-se de um dos pontos principais em relação ao que deve ser descontado no holerite mensal dos funcionários.

O FGTS sempre é descontado da folha e tem um valor correspondente a 8% do que é pago no salário bruto do colaborador.

No caso de esse funcionário vir a ser demitido, ele terá acesso total a uma parte desse valor que foi depositado em sua conta do FGTS durante todo o tempo em que esteve com registro em carteira.

Houve algumas mudanças recentes em relação às regras para que o colaborador possa vir a sacar o saldo do seu FGTS.

É importante que os colaboradores conheçam essas novas regras para evitar surpresas no momento de fazer o saque do valor a que têm direito.

O valor relativo à Previdência Social

Outro valor a ser descontado do holerite de todos os funcionários é a dedução para contribuição da Previdência Social, ou do INSS.

Esse valor, na verdade, varia considerando qual é o salário a ser pago ao funcionário, sendo que os descontos possuem alíquotas diferentes.

Eles podem ser no valor de 8%, de 9% ou de 11%, dependendo do salário, sobre os valores do vencimento do colaborador.

Essa contribuição salarial para o INSS traz uma maior garantia aos trabalhadores de benefícios muito importantes.

É o caso da aposentadoria, do auxílio-doença e do auxílio-acidente, por exemplo, que são essenciais para qualquer colaborador.

Valor do Imposto de Renda Retido na Fonte

Mais um ponto que necessita de atenção para o momento da elaboração da folha de pagamento é o IRRF, que é o Imposto de Renda Retido na Fonte.

Esse valor deve vir a ser descontado sempre que o funcionário possuir rendimentos que estejam acima do limite estipulado de isenção pelo próprio governo.

Naqueles casos em que houver recebimento do colaborador acima desse valor mínimo, o empregador, então, deverá retirar o valor a ser pago em imposto.

O valor é diretamente descontado dos vencimentos mensais do funcionário e deve constar no holerite dele.

Há quatro faixas de dedução de IRRF para o empregador ter em mente, que são de 7,5%, de 15%, de 22,5% e de 27,5%.

Essa alíquota de dedução incide diretamente sobre o valor do vencimento bruto do colaborador.

Portanto, a faixa de contribuição a ser paga vai depender de qual é o salário que o funcionário recebe em sua empresa.

O valor do Aviso Prévio

No caso de o funcionário fazer a solicitação para que seja desligado ou demitido da empresa, ele deverá fazer o cumprimento do aviso prévio de 30 dias.

Esse período poderá ser trabalhado pelo colaborador ou indenizado, mas, no caso de não ser cumprido, ele poderá vir a ser descontado do holerite.

O desconto que vai ocorrer dependerá da quantidade de dias em que o colaborador não trabalhou, incidindo diretamente sobre a folha dele.

Por outro lado, a empresa pode optar por fazer o pagamento do aviso prévio para o seu funcionário na situação de desejar o desligamento imediato.

Se isso ocorrer, a empresa precisará igualmente descontar esses valores no holerite do funcionário, o que é importante para evitar erros.

Os valores descontados em ausências e em faltas

Muitas empresas podem passar batidas por esse ponto, mas é essencial que todos os valores referentes às ausências e às faltas sejam descontados.

Para que esses valores sejam deduzidos do salário, é essencial que a redução seja feita nas situações corretas.

É o caso de não haver qualquer justificativa formal por parte do funcionário ou de não haver a apresentação de um atestado médico para as ausências.

O valor a ser pago em vale-transporte

O vale-transporte deve ser descontado também da folha de pagamento dos funcionários – e isso não pode ser esquecido.

O valor de 6% pode vir a ser descontado sobre o salário do colaborador quando ele opta por receber esse benefício que é o vale-transporte.

Cada colaborador tem, entretanto, o direito de querer ou não receber esse vale-transporte, o que irá impactar sobre possíveis descontos no holerite.

Valor de empréstimo consignado

O empréstimo consignado é uma excelente opção para quem deseja pedir um empréstimo pagando menos pelos juros.

Essa redução nos juros se dá por meio de descontos que ocorrem diretamente na própria folha de pagamento do funcionário.

Logicamente que é preciso que haja autorização, através de contrato, do próprio funcionário para que o valor das parcelas do empréstimo seja descontado.

Tudo isso precisa ser levado em consideração para ser colocado no holerite do funcionário em termos de descontos pela empresa.

O valor de adiantamento salarial 

O adiantamento do salário também pode ser colocado dentro do holerite dos funcionários, sendo uma prática comum no Brasil.

Esse adiantamento refere-se justamente ao fato de que o funcionário pode vir a receber ou não seu salário antes do dia estipulado para pagamento.

O pagamento desse adiantamento salarial ou não vai variar também de empresa para empresa, considerando as regras que cada uma estabelece.

Resultado Contábil: o nosso propósito também é ajudar você a ter uma melhor performance em seu negócio

A folha de pagamento deve ser bem-feita por qualquer empresa para garantir que esteja de acordo com o que é estabelecido pela legislação.

A melhor forma de ter um holerite correto é contratar um contador ou uma assessoria contábil para te ajudar.

Nessa tarefa, nós, da Resultado Contábil, podemos ajudar você. Fale com a gente por meio do WhatsApp e entenda como.

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